然而，尽管不少出版机构早已希望引入数码图象数据管理系统，而产品也已推出经年，但过往成功实施数码图象数据管理系统的机构却是寥寥可数，系统价格亦非常高昂，动辄以百万计，一般公司自然望而却步。其中要储存大量图象档案就不但需要高容量的硬磁盘，还需要供离线储存设备，例如光盘柜(Juke-Box)等，这些储存设备，在两、三年前，等闲都叫价一、两百万，而且选择不多，长远的配件供应和维修等都非常麻烦。

此外，以往数码数据管理系统都全面建基于数据库，虽然由关系型(Relational Database)转变成物向式数据库(Object Database)已经有助于管理更多种不同类型的档案和用途，但大量的图文件会令管理系统数据库急速膨胀，到头来令数据库不胜负荷而崩溃，而且庞大的数据库对系统硬件要求高，长远的维护和更新费用极为惊人，就成为另一个阻力。早期的数据管理系统又缺乏有效和稳定的中文处理能力，令不少机构的数码数据管理系统变成华而不实的大白象。

但时至今日，软硬件的技术改良，再加上互联网技术协助，令更多用户乐于引入图象数据管理系统，例如光盘柜等储存设备价格已经跌至以前的三、四分一，其它服务器和软件价格亦大幅下降，并且能满足中文的要求，数码图象数据管理系统可以说是进入第三代，从起初的封闭式项目系统(Proprietary system)，经过第二代的数据库设计，演变成目前以XML档案格式、互联网搜寻技术再配合分布式服务器组合成的最新系统架构，现时已经是引入数码图象数据管理系统的适当时机。

互联网年代是由网上搜寻器(Search Engine)开始的，经过两年来许多中文搜寻器的相互竞争和改良下，无论是搜寻速度、灵活性和准确程度都大幅提高，不但能够解决中文分词，更能探测文体结构来加强搜寻的准确程度。并且逐渐加入更多崭新的功能，包括处理更多种不同的图象和档案格式，具备自动分类和智能式相关名词等等，再加上许多用户早已习惯使用浏览器式的搜寻接口，就更容易上手了。但图象数据管理系统还得要解决如何能将大量不同档案迅速入库的问题，而这就得倚靠更有效的系统操作接口，以及XML和流程管理的协助了。

XML是发展物流系统的一大基础，同样地也是发展数码资产和流程管理的重要技术元素。最基本的应用概念，是将图文件的相关信息，例如制作日期、时间、来源、原作人、格式、出版日期、图标、内容、使用情况等Metadata，采用XML格式储存，再通过Hyperlink连结图档，由于其文本和标签格式(Text base)较为灵活，不但有利于储存和搜寻，XML亦能更快速地与流程管理系统接轨，对全面实施数码资产管理系统有举足轻重的影响。